Een andere naam voor een flowchart is een stroomdiagram. Het is een fijn hulpmiddel als je een proces wil visualiseren. Je kunt het vaak eenvoudig lezen en medewerkers kunnen er ook mee uit de voeten.
Tegenwoordig draait het veelal om het verbeteren van processen op de werkvloer en dan speelt het visualiseren van een proces hierin een grote rol. Het wordt inzichtelijk gemaakt hoe een proces er stapsgewijs uitziet.
Als je weet hoe het er nu uitziet en je weet wat je graag wil met de betreffende situatie, dan kun jij met een flowchart en de gewenste situatie ernaast heel duidelijk zien wat er nog moet gebeuren. Zo kun jij inzichtelijk maken waar dat de verbeteringen eventueel nodig zijn.
Flowchart maken
Het verbeteren van een proces begint met duidelijk kenbaar maken waar zich de knelpunten bevinden. Het kan in verschillende situaties worden toegepast. Om een voorbeeld te geven, het kan zijn dat een klant bij je komt en een prijsaanvraag wil doen. Er moet dan een offerte worden gemaakt en dat gaat in een aantal stappen. Diverse afdelingen en medewerkers moeten hiernaar kijken en dan kan de offerte worden berekend, het wordt opgesteld voor de klant en het wordt ook weer gecontroleerd. Dan is er een afdeling die het naar de klant stuurt en zo zie je dat het een proces in wat door vele handen gaat. Het begin is de vraag van de klant en het eindresultaat is een goede offerte die naar de klant verzonden kan worden.
Bij een flowchart heb jij altijd een beginpunt en een eindpunt. Als het proces eenmaal staat, dan moet er wel gecontroleerd worden of dat alle stappen, keuzes en controles zijn benoemd. Bij het proces wordt er vaak gekeken naar een soort cyclus:
- Plan, er worden voorbereidende taken uitgevoerd. Wanneer begint de uitvoering?
- D, als de planning klaar is dan wordt er gekeken welke activiteiten nodig zijn om het een goed procesresultaat te komen.
- Check, zijn er controles nodig en waar? Verloopt alles naar wens? Moet er wat bij worden gesteld aan de eisen van een product bijvoorbeeld?
- Act, voldoet alles aan de gestelde eisen?
Wanneer zet je een flowchart in?
Een flowchart kan op verschillende manieren worden gebruikt. Bij een samenwerking in een team kan dit ook een goede optie zijn. Je gaat dan eerst inzichtelijk maken hoe dat het er nu voorstaat en waar dat je naar toe wil. Waar bevinden zich obstakels? Wat moet er veranderd worden? Met name als je in een groot bedrijf werkt en het werk moet door veel handen (afdelingen) gaan en worden goedgekeurd moet een proces in de gaten worden gehouden. Toen ikzelf bij de mensen van Thee.be aan de slag ging om hun processen te optimaliseren gebruikte ik frequent een flowchart om hun processen visueel voor te stellen en mogelijke verbeteringen duidelijk hierin te plaatsen. Een meerwaarde, want iedereen begreep het meteen!
Met een stroomschema kan dat bij worden gehouden en kan vast worden gesteld wat er wanneer uitgevoerd moet worden. Zo kan ook inzichtelijk worden waar het vastloopt als hier sprake van is en dan kan hier op in worden gespeeld, zodat het in het vervolg beter gaat.